Formalités missionMissions formalities

Pour les membres du LPTMS, merci de consulter l’intranet :

https://lptms.u-psud.fr/fr/acces-restreint/notes-internes/

Pour les invités du LPTMS :

Dans la mesure du possible, le laboratoire doit réserver vos hébergements et billets de transport. Pour cela, votre hôte, qui est obligatoirement un membre du LPTMS, doit prévenir Claudine Le Vaou / Karolina Kolodziej (adresse e-mail: secretariat.lptms@lptms.u-psud.fr), au moins 1 mois avant votre arrivée en fournissant vos coordonnées (e-mail, dates de la visite, détail du remboursement à prévoir…).

Le jour de votre arrivée au LPTMS, un bureau vous sera attribué ainsi qu’un badge pour pouvoir entrer dans le bâtiment. Vous aurez également accès au réseau informatique du LPTMS via le wifi visiteurs ou Eduroam, accès à la bibliothèque du bâtiment et à la cantine du campus.

POUR LA PRISE EN CHARGE DE VOS FRAIS, merci de respecter les instructions ci-dessous :

Scientifiques et étudiants travaillant dans un laboratoire de recherche français avec prise en charge des frais par le LPTMS et recours au marché voyage et hébergement :

Pour réserver votre hébergement et vos billets de transport merci de fournir les informations suivantes :

  • Prénom et Nom (comme libellés dans votre passeport ou pièce d’identité)
  • Adresse personnelle
  • Adresse professionnelle
  • Statut
  • Nationalité
  • RIB (si remboursement demandé des autres frais)
  • Numéro de téléphone
  • Date de naissance
  • Itinéraires choisis (dates, horaires, moyen de transport) et préférences hôtelières.

Les frais de repas et de transport local seront remboursés sur présentation des tickets/reçus de paiement. Le montant de l’indemnité forfaitaire pour un repas pris à la cantine du campus est 8,75 euros, celui pour un repas pris en ville est 17,50 euros.

Si vous réservez votre hébergement vous-même, vous ne serez remboursé qu’à hauteur de 70 euros par nuitée sur présentation de la facture originale. Conformément à la politique du CNRS, les réservations d’hébergement via des plateformes telles Airbnb sont autorisées à la condition que l’hébergeur fournisse l’attestation d’assurance de responsabilité civile.

Les réservations des billets de transport effectuées par vos soins ne seront pas remboursées.

Si vous n’êtes pas employé par le CNRS, vous devrez fournir un ordre de mission sans frais de votre organisme/établissement employeur.

Scientifiques et étudiants travaillant dans un laboratoire de recherche étranger avec prise en charge des frais par le LPTMS et recours au marché voyage et hébergement :

Pour réserver votre hébergement et vos billets de transport  merci de fournir les informations suivantes :

  • Prénom et Nom (comme libellés dans votre passeport ou pièce d’identité)
  • Adresse personnelle
  • Adresse professionnelle
  • Statut
  • Nationalité
  • RIB (si remboursement)
  • Numéro de téléphone
  • Date de naissance
  • Itinéraires choisis (dates, horaires, moyen de transport) et préférences hôtelières.

Si vous réservez  vous-même votre hébergement et votre transport, le remboursement des frais engagés ne se fera que sur présentation des tickets et reçus originaux (billets de transport en classe économique, facture d’hôtel, tickets de repas, tickets de transport local). Le montant maximal du remboursement de la nuitée d’hôtel est 150 euros. Le montant de l’indemnité forfaitaire pour un repas pris à la cantine du campus est 8,75 euros et le montant maximal pour un repas pris en ville est 35 euros. Le remboursement sera effectué par virement bancaire sur votre compte bancaire personnel.

Convention d’accueil :

Si vous avez besoin d’une convention d’accueil, vous êtes invité à télécharger ce formulaire, remplir la partie “Cadre B”, signer le document et le transmettre à Claudine Le Vaou ou Karolina Kolodziej – (adresse e-mail: secretariat.lptms@lptms.u-psud.fr) au moins trois mois avant votre visite et en fournissant les documents suivants :

  • Copie de votre passeport
  • Si vous êtes déjà en France, copie de votre titre de séjour actuel
  • Attestation de financement de votre employeur qui précise les dates de séjour
  • Si vous êtes salarié à l’étranger et venez pour un séjour de plus de 3 mois, attestation employeur
  • Copie du diplôme (Master 2 ou doctorat) ou éventuellement une attestation sur l’honneur

Les conventions d’accueil sont établies par le service du personnel de la Faculté des Sciences de l’Université Paris-Saclay et permettent uniquement l’obtention d’un visa scientifique.

LPTMS members, please consult intranet:

https://lptms.u-psud.fr/fr/acces-restreint/notes-internes/

LPTMS guests:

If applicable, the laboratory can reserve your accommodation and transport tickets. In order to do so, your host, who must be a member of the LPTMS laboratory, must notify Claudine Le Vaou / Karolina Kolodziej (e-mail addresse: secretariat.lptms@lptms.u-psud.fr), at least 1 month before your arrival by providing your contact details (e-mail, dates of the visit, details of the reimbursement/funding).

On the day of your arrival at the LPTMS, you will have assigned an office space and be provided with a badge to enter the building. You will also have access to the LPTMS computer network via the visitor wifi or Eduroam, access to the building’s library and to the campus canteen.

IF LPTMS COVERS ALL OR SOME OF YOUR EXPENSES, please check possible scenarios and follow the instructions.

Scientists and students working in a French research laboratory with expenses covered by the LPTMS (accomodation and travel arranged by the LPTMS):

To reserve your accommodation and transport tickets, please provide the following information:

  • First and Last Name (as shown on your passport or ID)
  • Personal address
  • Work address
  • Status
  • Nationality
  • RIB (if reimbursement requested for other expenses, like meals and local transport)
  • Phone number
  • Date of Birth
  • Selected itineraries (dates, times, means of transport) and hotel preferences

Meals and local transport costs will be reimbursed upon presentation of the original receipts. The amount of the lump sum for a meal taken in the campus canteen is 8.75 euros and for the one taken outside of the canteen it is 17.50 euros.

If you book your accommodation yourself, you will only be reimbursed up to 70 euros per night on presentation of the original invoice. In accordance with CNRS policy, the reservations via platforms such as Airbnb are now allowed. However, civil liability insurance certificate from the host is required in order to be reimbursed.

Transport ticket reservations made by yourself will not be refunded.

If you are not employed by the CNRS, you must provide a travel odrer from your employing organization / establishment.

Scientists and students working in a foreign research laboratory with expenses covered by the LPTMS (accomodation and travel arranged by LPTMS):

If you wish your accomodaction and transport tickets can be reserved directly by the LPTMS. In order for us to do so, please provide the following information:

  • First and Last Name (as shown in your passport or ID)
  • Personal address
  • Work address
  • Status
  • Nationality
  • RIB – bank account information, preferably an official document from your bank (if refund of other expenses like meals and local transport tickets)
  • Phone number
  • Date of Birth
  • Selected itineraries (dates, times, means of transport) and hotel preferences.

If you book your accommodation and transport yourself, reimbursement of expenses incurred will only be made on presentation of original tickets and receipts (economy class transport tickets, hotel invoice, meal tickets, local transport tickets) . The maximum amount of reimbursement for a hotel night is 150 euros. The amount of the lump sum for a meal taken in the campus canteen is 8.75 euros and the maximum amount for a meal taken outside the canteen is 35 euros. The reimbursement will be made by bank transfer to your personal bank account.

Hosting agreement – convention d’accueil:

If you need a hosting agreement, you are invited to download the following form, fill in the “Cadre B” section – (the document is in french, please let Claudine Le Vaou / Karolina Kolodziej, e-mail addresse: secretariat.lptms@lptms.u-psud.fr, know if you need any help with it), sign the document and send it back to the e-mail mentioned above at least three months before your visit. Along with the form please provide the following documents:

  • Copy of your passport
  • If you are already in France, copy of your current residence permit
  • Certificate of funding from your employer that mentions the dates of your stay
  • If you are employed abroad and come for a stay of more than 3 months, a certificate of your employment
  • Copy of the diploma (Master 2 or doctorate) or possibly a certificate on honor if you do not dispose of the original document yet

The hosting agreements are established by the personnel department of the Faculty of Sciences of the University of Paris-Saclay and only allow obtaining a scientific visa.

 

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